TUGAS TUGAS KESEKRETARISAN

                                                                              

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS DALAM MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

Dalam suatu kantor terdapat berbagai macam peralatan kantor untuk menunjang aktivitas pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Tidak mungkin dalam suatu kantor tidak membutuhkan peralatan untuk membantu dalam kelancaran dalam mengerjakan aktivitas suatu kantor. Pekerjaan-pekerjaan kantor tidak mungkin dapat berjalan dengan lancar apabila tidak ada perlatan yang dapat mendukung, karena hampir aktivitas kantor membutuhkan peralatan kantor. Dalam hal ini suatu kantor akan membutuhkan seorang sekretaris yang terampil dan dapat menggunakan teknologi atau peralatan-peralatan kantor pada umumnya dalam suatu organisasi.

Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugasnya dengan baik dan dapat mengoperasikan berbagai macam jenis perlatan kantor agar pekerjaan kantor dapat selesai dengan target waktu yang telah dijadikan pedoman. Menurut The Liang Gie peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelakanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.

1. Peralatan kantor terdiri atas    :

a.         alat-alat bukan mesin.
Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well danRobinson yaitu:
a. Bak surat (desk tray), Kalender meja (desk calendar), Mistar (ruler), Pena (pen), Tangkai pena (pen holder), Pensil (pencil), Pensil berwarna (colored pencil), Penghapus pensil (eraser), Kertas-kertas isap (blotters), Gunting (shear), Penjepret kawat (stapler), Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips), Bak untuk jarum-jarum (tray for spins), Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands), Berkas-berkas jepitan (binders), Cap tanggalan (band dater), Bantalan cap (stamp pad),

b.   Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

Mesin kartu berulang (punched card machines), Mesin jumlah (adding machines), Mesin hitung (calculating machines), Mesin ketik (typewriter), Mesin pengganda (reproducing machines), Mesin label (labeling machines), Mesin pembuka sampul surat (letter openers), Mesin penomor (numbering machines), Mesin penghimpun lembar stensil (collator), Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter), Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber), OHP (over head Projector), Mesin fotokopi.

                  Dari pengertian yang telah dijelaskan diatas, maka seorang sekretaris dituntut untuk dapat mengerjakan-mengerjakan tugasnya dengan menggunakan teknologi peralatan kantor yang terdapat pada umumnya pad setiap kantor. Dibwah ini ada beberapa peralatan kantor yang pada umumnya sekretaris harus dapat mengoperasikannya, antara lain :

A.        ALAT KOMUNIKASI

       Aiphone
            Yaitu suatu alat komunikasi yang dapat  menghubungkan ruang satu dengan ruang   lainnya.
             Cara mengoperasikan:
    1. Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting
    2. Angkat gagang  telepon
    3. Tekan tombol rungan yang  dituju
    4. Gunakan bahasa yang sopan
    5. Suara harus jelas
    6. Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih
    7. Letakkan kembali gagang telepon

 Telepon
          

 Cara menangani telepon masuk:
    1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3
    2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri
    3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan
    4. Berusaha mendengarkan dengan baik
    5. Catat semua hal penting
    6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.
    7. Letakkan handset pada tempatnya.

Faximile

           Yaitu alat untuk mengirim data dokumen yang  sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

            Cara pengoperasian:

1. Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik
2. Tekan tombol monitor
3. Tekan tombol nomor yang dituju
4. Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start

 Menerima
1. manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start
2. Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax

B.                 MESIN PENGGANDA
Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen.

Mesin stensil
Langkah-langkah pengoperasian:
(1) Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll
(2) Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil
(3)  Masukkan kertas pada tempat kertas
(4)  Putar handle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
(5) Tentukan jumlah yang dikehendaki
(6) Jika menggandakan naskah menggunakan  mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik tekan tombol on-low

Foto kopi
Langkah-langkah pengoperasian
(1) Masukkan tinta ke developer unit
(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on
(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya
(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki
(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi

Risograf
Cara Pengoperasian
   (1) Cek tinta yang terapat pada mesin riso
   (2) Sambungkan msian dengan catu daya listrik
   (3) Masukkan naskah ke master
   (4) Posisikan lampu petunjuk pada posisi M
   (5) Tekan tombol pencetak master
   (6) Atur posisi naskah
   (7)Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencatakan
   (8) Rapikan hasil cetakan
   (9) Matikan mesin
   (10) Bersihkan debu-debu
   (11)Tutup kembali mesin riso dengan alat pengamannya

C.                MESIN PENCATAT DATA

Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau  dimainkan kembali dengan   menggunakan pita perekam  sebagai media penyimpananya.

                  Dictaphone
 Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat  yang akan dibuat oleh stafnya.

Transciber
Yaitu suatu alat yang dapat menterjemahkan bahasa. Apabila  alat ini digunakan maka pihak penerima informasi langsung  dapat mendengar lawanya sesuai bahasa yang diinginkan.

D.                ALAT BANTU PRESENTASI

OHP
Cara Pengoperasian
(1) Siapkan ringkasan materi yang akan  dipresentasikan
(2) Periksa catu daya listrik
(3) Atur Fokus
(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP
(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of
(6) Gunakan seperlunya
(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of, lepaskan dari satu daya listrik

LCD Proyektor
(1) Letakkan LCD pada tempatnya
(2) Buka tutup lensa
(3) Atur focus LCD
(4)Tekan tombol power pada remote control
(5) Nyalakan computer
(6)JIka sudah selesai matikan

Microphone
Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama        dengan pengerras atau alat perekam.

Kemudian yang tidak kalah penting dalam mengerjakan pekerjaannya seorang sekretaris dibantu dengan  menggunakan alat seperti :

      mesin Ketik
Mesin ketik ditinjau dari cara kerjanya terdiri dari macam yaitu:
a. Mesin ketik manual
b. Mesin ketik Elektrik
c. Mesin Ketik Elektronik

     

      Komputer

      Komputer digunakan untuk membantu pekerjaan yang berkaitan dengan surat menyurat, untuk pekerjaan mengirim berbagai informai secara online, untuk mempermudah pekerjaan secara lebih otomatis,

https://aprilliani45.wordpress.com/2014/05/12/peralatan-kantor-office-equipmentoffice-supplies/

http://vianakusuma.blogspot.com/2011/01/standar-kompetensi-menggunakan.html104019JUNI